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失敗から学んだ効率のよい会議術

2007-03-06 07:32:13 +0000

こんにちはmatsudaと申します。
2月に中途でウノウへ入社した新人です。

まだウノウでの体験は少ないので、これまで勤めてきた企業でやっていた会議で、自らの失敗談から学んだ会議を円滑にすすめるための会議術をご紹介します。

頭の片隅にちょっとでも残していただけるのであれば、とてもうれしいですね。


■時間通りに会議をはじめる

当たり前のようでなかなかできないのが時間通りに集まり、会議をはじめることです。ダラダラはじまる会議ほど、ダラダラと会議をする傾向にありました。
 

■必ずアジェンダを用意する

会議には必ずアジェンダを用意してください。アジェンダのない会議ほどあさっての方向に話題がそれることはありません。簡単なものでいいです。必ずアジェンダを用意するクセをつけてください。
 

■冒頭に会議の目的を共有する

何のために集まった会議なのか?お互い確認してください。「いや、会議しろと言われたから集まっただけ」という本末転倒のようなことが何度かありました…。
 

■議事録はプロジェクトに詳しい人間がとる

議事録は、そのプロジェクトに詳しい人がとりましょう。まだ内容を理解できない新人に議事録をとらせるのは酷ですし、私自身うまくいかないこともありました。
 

■プロジェクターとホワイトボードを用意する

プロジェクターにアジェンダ・議事録・会議資料を映し出すと、みんながそれに集中します。アジェンダを表示しながら議事録を書き、会議が終わった段階で議事録が完成していることがベスト。さらに会議のペーパーレス効果もありました。
 
また、ホワイトボードは思考を広げます。特にブレストのときに意見を書き留め、図式化することで、参加者に新しいひらめきを与えることがあります。最後はデジカメで保存して議事録に添付すれば保存も簡単ですね。
 

■発言には責任をもつ

思いつきや憶測で話をするのは、会議の話題をそらす原因になるので極力ひかえるようにしています。個々人の意識によりますが、発言に責任をもてば軽々しく思いつきを話したりしません。
 
ただ、思いつきの話が出た場合に備え“今日のブレスト”と題して最後に時間を用意するのも方法です。「なるほど、その話題は最後にしましょう」と言って最後にまわしてください。せっかく出た案を簡単に否定するのは、よくない会議になりがちです。
 

■会議の最後に、するべきこと(ToDo)を確認する

会議の最後は会議中に決まったするべきこと(ToDo)とその期日を最終確認しましょう。誰がいつまでに何をするか。ココでは作業者本人に決めてもらうことが効果的です。あまりに無理を言っているようならマネージャーが気づいて修正してあげてください。
 
 
以上、極論的なところもありますが、会議は全員の時間を拘束する業務です。
クリエイターが生産的な時間をより多く作ることができ、さらにはモチベーションを下げないような会議を心がけていきたいですね。